ASOCIACIÓN NACIONAL DE ESTUDIANTES DE INGENIERÍA
CIVIL
II PLENO EJECUTIVO NACIONAL DE DELEGADOS
ANEIC 2001
MECANISMOS DE FUNCIONAMIENTO DE LOS PLENOS
Durante
los 14 años de trabajo de ANEIC se ha
venido notando una cierta desorganización y descontrol en el manejo de cada una
de las reuniones tanto de Delegados, como de Consejo Directivo y Asambleas.
En el
último año y a través de nuestras actividades se ha alcanzado un importante
posicionamiento y reconocimiento como agremiación estudiantil a nivel local,
regional y nacional, no solamente ante las mismas universidades, pilares de la
Asociación sino también ante importantes empresas y entidades gubernamentales y
no gubernamentales.
En
razón a lo anterior surge la necesidad
de replantear nuestro funcionamiento ante los procedimientos y
metodologías seguidas en nuestras actividades y proyectos ejecutados hasta el
momento.
Definitivamente,
es claro que el cambio debe llegar a nuestra Asociación. Esto se logra en la
medida en que la Asociación aumente su eficiencia en cada una de las reuniones,
procesos y demás; para lograr la
eficacia que nos llevará al éxito.
Con
este plan se busca dar solución a la ineficiencia, impuntualidad, participación
minoritaria ante las deliberaciones, pugnas y malos entendidos constantes
dentro de la Asociación, irresponsabilidad ante temas y proyectos tratados en
las reuniones y finalmente a la gran cantidad de ideas que surgen o pueden
surgir en una reunión las cuales son muy pocas las llevadas a cabo.
Hoy
día el funcionamiento de ANEIC debe ser replanteado a fin de mantener y mejor,
aumentar el reconocimiento y posicionamiento logrados hasta el momento,
obteniendo así, un mayor sentido de pertenencia por la Asociación entre los
actuales asociados y una mayor credibilidad e interés por pertenecer entre
estudiantes y profesionales de todo el país.
Esquematizar
y dar a conocer el nuevo funcionamiento de las reuniones ANEIC que nos
obligarán a trabajar con eficiencia a fin de lograr una mejor productividad en
dichas reuniones contribuyendo al avance positivo hacia el éxito de la
Asociación.
·
Establecer de parámetros que regirán el funcionamiento
de las reuniones de ANEIC.
·
Agilizar el desarrollo de las reuniones, con el fin de
abarcar todos los temas de interés local, regional y nacional que de una u otra
forma contribuyen al engrandecimiento de nuestra Asociación.
·
Lograr una participación numerosa y positiva por parte
de los asistentes sin que se deriven los temas y objetivos de interés del
momento.
·
Contribuir al control del cumplimiento de cada una de
las normas establecidas por el Consejo Directivo en el Plan de Gobierno y en
los documentos publicados por el Banco
de Programas y Proyectos.
·
Garantizar resultados concretos que puedan ser
cuantificados al final de la reunión y que sirvan de parámetros de auto
calificación y retroalimentación en este plan piloto.
·
Generar compromiso y sentido de pertenencia por la
Asociación entre los participantes en todo momento pero sobre todo cuando de
debatir y decidir se trata y más aún cuando se asignan responsabilidades.
·
Darle prioridad a los proyectos que por sus
características se han constituido en la carta de presentación de la Asociación
ante el gremio y el país en general.
Como
consecuencia de lo expuesto anteriormente, el Consejo Directivo resuelve que a
partir del II Pleno Ejecutivo Nacional de Delegados a realizarse los días 13,
14 y 15 de octubre del presente año en la ciudad de Cartagena, el mecanismo de
funcionamiento para los plenos sea el siguiente:
1. El
Consejo Directivo presentará informes ejecutivos por escrito que informen a los
asistentes de las actividades y proyectos desarrollados y/ó en desarrollo. En
caso de ser necesario, la sustentación oral de los informes la hará los
directos responsables de los proyectos. Los informes serán presentados y
debatidos en las reuniones de Consejo Directivo, Plenos de Delegados y Asambleas
Generales.
El informe ejecutivo consta de:
a) Agenda
(orden del día) de la respectiva reunión.
b) Resumen
claro y conciso del tema a tratar en
cada uno de los puntos de la agenda mencionada en el ítem anterior.
c) Anexos
que demuestren la veracidad de la información presentada en la agenda y de los
proyectos desarrollados o en desarrollo.
2. El
acta de la reunión inmediatamente anterior y así como se ha venido haciendo en
los últimos plenos, no se leerá sólo se aprobará pues ésta debe ser enviada por
correo electrónico con ocho días de anticipación a la fecha de realización del
pleno para que los asistentes la lean con detenimiento y le hagan las
observaciones respectivas durante esos 8 días de tal forma que se ahorre tiempo
al iniciar las reuniones.
3. Durante
el desarrollo de la reunión no se dará discusión a ideas de proyectos sin bases
sólidas y sustentadas por escrito. Sólo se trabajará sobre proyectos muy bien
sustentados y previamente presentados al Consejo Directivo por escrito y con la
metodología asignada por el Banco de Programas y proyectos y siguiendo el
procedimiento establecido en el Plan de Gobierno 2.001-2.002.
4. La
participación de los asistentes en las reuniones, (sea cual sea) será asignada
de manera sistemática por el Consejo Directivo. En caso de interrogantes, estos
se harán por escrito y se presentarán a la mesa directiva y será allí donde se
decide qué representante puede dar la o las respuestas respectivas. De esta
forma se evitarán las interrupciones a destiempos garantizando orden y un eficiente
avance en las reuniones.
5. Los
proyectos se empezarán a asignar (en la medida
de lo posible) a los entes locales interesados o en dado caso será el
Consejo Directivo quien tendrá la autonomía suficiente para asignarlos.
6. Además
de tomar quórum por universidades, se tomará quórum de asistencia en cada
segmento (a.m. y p.m.) con el fin de corroborar la asistencia de los
participantes a las reuniones. Al inicio de cada sección del pleno debe estar
puntualmente por lo menos el delegado de cada universidad, de no ser así y
presentarse una vez haya iniciado la reunión, el Consejo estará en plena
facultad de decidir si el representante y por ende su universidad no tienen
derecho ni a voz ni voto en el punto que se esté discutiendo en el momento de
la llegada o por lo que reste de reunión en el respectivo segmento.
7. A
partir de este pleno, la o las personas que
no asistan al 80% de la reunión incurrirán en las siguientes sansiones:
a) No
recibirá certificado de asistencia
b) Recibo
de pago con anotación de las horas asistidas.
c) Comunicado
respectivo a la universidad del no cumplimiento.
8. El
orden del día será enviado con anterioridad para que las personas que van a
hablar soliciten el espacio y por si alguien tiene sugerencias las haga. Si 4
días antes de la fecha de realización del pleno no se reciben cambios o
sugerencias el orden del día no será alterado en la reunión.
9. En
consecuencia al ítem anterior, el orden del día solo será leído y en ningún
momento se someterá a aprobación. Los puntos que no sean considerados en el
orden del día se discutirán en el punto de proposiciones y varios así como los
que vayan saliendo durante el desarrollo de la reunión.
10. Cada
ente local tendrá un espacio para presentar sus actividades y deberá entregar
un informe de manera escrita y en medio magnético de las mismas en no más de 5
páginas ante el Consejo Directivo.
Una
vez implementado este plan, se verificará su funcionalidad a través de los
siguientes indicadores:
·
Cumplimiento en un 100% del orden del día establecido
habiendo tratado igualmente los proyectos de prioridad y de interés local,
regional y nacional.
·
Asistencia total o por lo menos representativa por parte
de los participantes a cada uno de los segmentos o secciones de las cuales
estará compuesto el pleno.
·
Excelente participación de los asistentes en cada una de
las deliberaciones y compromisos para con los proyectos de la Asocación así
como para con la misma.
·
Puntualidad acorde a los horarios establecidos.
·
Los resultados obtenidos para cada uno de los ítem
tratados en la reunión.
·
Costo del pleno: Entre 60000 y 70000 pesos, que corren
por cuenta de cada uno de los asistentes. Cubre: papelería, comida y estadía.
·
Otros: costo de papelería asumida por la Asociación para
la presentación de informes ejecutivos u otras actividades a realizar dentro
del pleno.
Entes
locales, empresas, asistentes, estudiantes, etc.
MECANISMOS DE COORDINACIÓN
Exigencias
y sugerencias por parte del Consejo Directivo.
La
Asamblea General se regirá sobre los mismos parámetros y objetivos con la
observación que por sus características, el Consejo Directivo emitirá un nuevo
método de funcionamiento para la misma.
Publíquese
y cúmplase,
Dado
en Bogotá D.C. a los 28 días de septiembre de 2.001.
GUILLERMO TORO A. NYDIA CORREDOR
Presidente Secretaria